Errores comunes en la protección de datos (y cómo evitarlos)

Proteger los datos personales ya no es solo una responsabilidad legal, es una necesidad para cualquier empresa u organización que quiera generar confianza y cuidar de su reputación. Sin embargo, a diario se siguen cometiendo errores que pueden salir muy caros, tanto en sanciones como en pérdida de credibilidad.

Desde Lexdatos, te compartimos algunos de los errores más comunes que encontramos en nuestro trabajo diario, y cómo puedes evitarlos.

1. No informar correctamente a las personas

Uno de los errores más habituales es no informar adecuadamente a clientes, empleados o usuarios sobre el tratamiento de sus datos. La ley exige que se comunique de forma clara y sencilla para qué se recogen los datos, quién los trata, durante cuánto tiempo y cuáles son los derechos de las personas.

Solución: Revisa y actualiza tus cláusulas de información y tus pólizas de privacidad. Si tienes formularios en papel o en la web, asegúrate de que la información sea accesible y esté bien explicada.

2. No tener contratos con los encargados del tratamiento

Si trabajas con proveedores que acceden a datos personales por tu cuenta (por ejemplo, asesorías, plataformas de email marketing o software de gestión), debes tener un contrato de encargo de tratamiento que especifique las obligaciones de ambas partes.

Solución: Firma acuerdos claros con todos tus proveedores que traten datos. Es una obligación legal bajo el RGPD y puede evitarte muchas complicaciones.

3. Usar WhatsApp personal para gestiones profesionales

Utilizar aplicaciones de mensajería personal para enviar datos de clientes o empleados (como informes, fotos, localizaciones, etc.) puede ser un error grave, sobre todo si no se adoptan medidas de seguridad.

Solución: Usa plataformas seguras y aprobadas por la empresa. Existen versiones empresariales de WhatsApp o aplicaciones que cumplen con los requisitos de seguridad.

4. No tener un protocolo ante brechas de seguridad

Una brecha de seguridad no solo es un ataque informático. También lo es perder un pen drive, enviar un correo a la persona equivocada o dejar un documento a la vista. Si no sabes qué hacer ante una brecha, el riesgo aumenta.

Solución: Diseña e implanta un protocolo de actuación. Todos los miembros del equipo deben saber qué hacer y a quién avisar.

5. No formar al personal

La protección de datos no depende solo de la persona encargada del tema. Todo el equipo debe tener conocimientos básicos sobre cómo tratar la información personal de forma responsable.

Solución: Ofrece formación práctica y periódica a tu equipo. Esto reduce errores y mejora la cultura de seguridad.

En Lexdatos te ayudamos

Nuestro compromiso es ayudarte a prevenir estos errores antes de que se conviertan en problemas. ¿No sabes por dónde empezar? Podemos analizar tu situación actual, acompañarte en la implantación de las medidas necesarias y formar a tu equipo.

Porque proteger los datos no es solo una obligación legal: es una forma de cuidar lo que más importa.

Contáctanos y hablemos sobre cómo podemos ayudarte.

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