La nómina como dato personal: argumentos jurídicos que no debes pasar por alto

La tecnología avanza, y con ella, también la necesidad de proteger la información personal que compartimos o gestionamos en entornos digitales.

En este contexto, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y expertos en la materia han recordado un punto fundamental: una nómina es un dato personal y está sujeta a la normativa vigente de protección de datos.

Aunque parezca evidente, este reconocimiento no siempre está claro, y algunas herramientas de inteligencia artificial generativa han mostrado dificultades para identificar los fundamentos jurídicos que sustentan esta afirmación. Por eso, en Lexdatos te explicamos de forma clara y sencilla por qué la nómina es un dato personal y cuáles son las implicaciones para tu empresa.

¿Qué dice la normativa europea?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) define como dato personal "toda información sobre una persona física identificada o identificable". Esto incluye datos económicos, números de identificación, información laboral, y más.

Una nómina contiene información identificativa (nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social), información económica (salario, complementos, deducciones), laboral (categoría profesional, antigüedad, jornada) e incluso, en algunos casos, datos especialmente protegidos (cuotas sindicales, descuentos relacionados con salud, etc.).

Por tanto, una nómina no solo contiene datos personales, sino que ella misma, como documento, es un dato personal.

Sentencias y resoluciones que lo confirman

El Tribunal Constitucional en su Sentencia 292/2000 dejó claro que la protección de datos personales se aplica también a aquellos que no son íntimos pero que pueden afectar a los derechos de la persona.

Además, la Audiencia Provincial de Asturias, en su sentencia 00373/2022, señaló explícitamente que la nómina contiene datos personales y que su divulgación sin consentimiento supone una vulneración de la normativa de protección de datos.

La propia AEPD, a través de distintas resoluciones, ha sancionado a empresas por divulgar o tratar inadecuadamente información contenida en nóminas.

Implicaciones para las empresas

Si en tu empresa se gestionan nóminas (y es casi seguro que sí), debes tener en cuenta lo siguiente:

• El tratamiento de nóminas está sujeto a la normativa del RGPD.

• Debes informar correctamente a tus empleados del uso de sus datos.

• La gestión de nóminas por parte de asesorías o terceros debe contar con un contrato de encargo del tratamiento.

• Deben aplicarse medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar la seguridad y confidencialidad de estos datos.

  
  

El punto de vista de Lexdatos

En Lexdatos consideramos fundamental recordar que cumplir con la protección de datos no es solo una obligación legal, sino una forma de cuidar a las personas. Gestionar correctamente la información que contienen las nóminas es un acto de responsabilidad, que fortalece la confianza de tus empleados y protege a la empresa ante posibles sanciones o vulneraciones.

Recomendaciones de Lexdatos:

• Asegúrate de que tus sistemas de gestión de nóminas cumplen con el RGPD.

• Firma contratos de encargo con asesorías externas o proveedores que accedan a estas informaciones.

• No compartas nóminas sin una base legal clara o el consentimiento del trabajador.

• Forma a tu equipo sobre el manejo seguro de la información laboral.

• Protege tus ficheros de nóminas con contraseñas y acceso restringido.

En Lexdatos te ayudamos a gestionar la protección de datos de forma clara, cercana y eficaz. Si tienes dudas sobre cómo gestionar las nóminas de manera legal o quieres revisar tus prácticas internas, contáctanos.

Estamos aquí para ayudarte a cumplir... y a proteger.